Veel (management)teams ervaren besluitvorming als een taai onderwerp. Er gaat veel tijd inzitten en het effect ervan is lang niet altijd wat men ervan hoopt. Dat besluitvorming belangrijk is, staat buiten kijf. Het vormt de kern van het (MT-)team omdat het toont waar het voor staat en welke koers men vaart. Het werkt vaak het prettigst als (MT-)teams snel besluiten kunnen nemen. Toch leeft ook de wens, zowel bij de (MT-)teams als de uitvoerenden, naar gedragen besluiten. Dat zijn besluiten die alle betrokkenen begrijpen, geloven, vertrouwen en kunnen uitvoeren. Wat herken jij in jouw team: een focus op een snel of op een gedragen besluit?
In een reeks van 3 artikelen beschrijven wij, Jyothi en Margriet, onze inzichten, ervaringen en verwonderpunten m.b.t. het thema besluitvorming. Deze eerste blog gaat over de manier waarop besluiten meestal tot stand komen. De neiging daarbij is om te gaan voor een snel in plaats van een gedragen besluit. Dat is radicaal anders dan besluitvorming bij bijvoorbeeld de Penawahpskek, een inheemse indianenstam in Amerika. Wat ons betreft is het de hoogste tijd om ingesleten patronen rondom besluitvorming wakker te schudden zodat besluiten meer betekenis kunnen krijgen in organisaties.
Het nemen van een besluit onder tijdsdruk
De meeste (management)teams geven er de voorkeur aan om binnen de gestelde agendatijd het beste besluit te willen nemen. In een gemiddelde vergadering wordt in hoog tempo over veel onderwerpen een besluit genomen. Tijd is daarbij leidend. Wie herkent het niet dat in de laatste vijf minuten nog twee onderwerpen op de agenda staan? Met deze focus op tijd zet het team de snelheid van het besluitvormingsproces centraal en niet (meer) de kwaliteit van het besluit. Het gevolg is dat een besluit niet goed wordt begrepen en/of niet wordt opgevolgd. Een maand later verschijnt het onderwerp dan nogmaals op de agenda. En daar gaan we weer. Een dergelijk proces kost energie en draagt niet bij aan zingeving in werk.
Radicaal andere manier van besluitvorming: focus op gedragen besluit
Doordat bovenstaande manier zo gewoon is geworden, zou je bijna vergeten dat het ook anders kan. Bij inheemse volkeren, zoals bijvoorbeeld de Penawahpskek-stam, verloopt het proces radicaal anders. Als daar een belangrijk besluit zich aandient, komen stamoudsten bij elkaar. De leider geeft eerst het woord aan alle vrouwen, waarbij nadrukkelijk het intuïtieve, het innerlijk weten, een stem krijgt. Vervolgens krijgen de mannen om de beurt het woord. Het te nemen besluit dient respectvol te zijn voor alle betrokken, niet alleen voor de aanwezigen en de stam, maar voor ‘al het leven’. Bovendien moet het besluit dienend zijn aan de komende zeven generaties. De leider laat alle informatie net zo lang tot zich doorwerken tot het juiste besluit zich aandient. Daar komt geen klok aan te pas.
Snel en gedragen besluit kunnen samengaan
Met dit voorbeeld willen we laten zien dat de hedendaagse voorkeursstijl in besluitvorming zich in een uiterste bevindt: een snel boven een gedragen besluit. Het goede nieuws daarvan is dat er volop ruimte is om verandering aan te brengen. Je hoeft als (MT-)team echt niet de klok van de muur te halen om te bewegen naar meer betekenisvolle besluiten. Met kleine acties kun je al een betere balans creëren tussen snel en gedragen.
Een mooi begin is om alert te zijn op een veelvoorkomende verwarring tussen doel en middel. Door de hoge tijdsdruk laten we ons verleiden het nemen van een besluit tot doel te verheffen. We lijken dan te vergeten dat het besluit een middel is om een doel te bereiken. Houd het doel van het besluit voor ogen. Met dit besef verleg je al direct de focus van snelheid naar kwaliteit.
Het helpt ook om verwondervragen die iedereen heeft, maar amper openlijk worden gesteld eens een keer wel stellen. De tijd die je daarmee ‘verliest’ investeer je in de kwaliteit. Probeer als tip eens om één van de volgende vragen in te brengen:
- Wie doen we het meest plezier met dit besluit en wie het minst? Is dat wat we willen?
- Hoe zou jij dit besluit aan je puber uitleggen?
- Wat gebeurt er als er over 2 maanden nog niks met dit besluit is gebeurd?
Business Reflecties voor (management)teams
Wil je als (management)team de besluitvorming echt naar een ander niveau brengen in je organisatie dan kan je ook denken aan een begeleide Business Reflectie op besluitvorming. Je ontdekt dan als team nieuwe mogelijkheden om binnen de gestelde agendatijd het besluitvormingsproces effectiever te maken en de kwaliteiten van de besluiten aanzienlijk te verbeteren. Omdat snel en gedragen besluitvorming wel degelijk samen kunnen gaan!
Over de schrijvers
Jyothi Kobessen en Margriet van de Kamp hebben ieder zo’n 25 jaar fascinatie én ervaring als het gaat om wat de drijvende kracht is achter gedrag, welke dynamieken teamprestaties of organisatieresultaten beïnvloeden en wat de betekenis van lerend leiderschap hierbij is. Zij begeleiden managementteams die de stap willen maken van minder managen naar meer leiderschap (tonen). Onder het concept van lerend leiderschap en met behulp van Business Reflecties ervaren leidinggevenden hoe zij als team ervoor kunnen zorgen dat het werk niet alleen sneller en/of beter verloopt maar vooral betekenisvoller gerealiseerd kan worden. Margriet heeft een eigen praktijk, Welkom Thuis. Jyothi is werkzaam als manager. Beiden werken met Westerse modellen, Oosterse filosofieën en inheemse/sjamanistische visies.